Inspección de Hacienda: cómo preparar a tu empresa

Para preparar a tu empresa ante una inspección de Hacienda conviene tener la contabilidad y los libros registro al día, conservar la documentación durante al menos 4 años (6 a efectos mercantiles), revisar la coherencia entre las declaraciones presentadas y los datos que ya tiene la Agencia Tributaria (AEAT), y contar con un asesor fiscal que actúe como representante desde la primera notificación. La Ley 58/2003, General Tributaria (LGT), fija que las actuaciones inspectoras deben terminar en un plazo de 18 meses, o de 27 meses en las empresas de mayor tamaño.

¿Qué es una inspección de Hacienda y por qué puede afectar a tu empresa?

Una inspección tributaria es el procedimiento mediante el cual la AEAT comprueba que una empresa ha declarado e ingresado correctamente sus impuestos. Está regulada en los artículos 141 a 159 de la LGT y desarrollada en el Real Decreto 1065/2007, que aprueba el Reglamento General de Gestión e Inspección Tributaria (RGGIT).

A diferencia de un requerimiento de información o de un procedimiento de comprobación limitada, la inspección permite a la Administración examinar la contabilidad completa, visitar las instalaciones y analizar cualquier hecho con trascendencia tributaria. Por eso es el procedimiento más exhaustivo y el que exige una preparación más cuidadosa.

Cada año, la AEAT publica en el Boletín Oficial del Estado las directrices generales del Plan Anual de Control Tributario y Aduanero, donde señala qué sectores, operaciones y conductas van a recibir más atención. Consultarlas es una de las formas más sencillas de anticipar si tu empresa encaja en un perfil de riesgo.

¿Cómo empieza una inspección de Hacienda?

El procedimiento inspector puede iniciarse de dos formas, según el artículo 147 de la LGT:

1. Mediante comunicación de inicio: la empresa recibe una notificación (normalmente electrónica, a través de la Dirección Electrónica Habilitada Única) en la que se indican los impuestos y periodos que se van a revisar, el alcance de las actuaciones y la documentación que debe aportarse.
2. Sin previo aviso: los inspectores se personan en el domicilio fiscal o en los locales de negocio. Esta modalidad es menos habitual y suele reservarse para casos en los que existe riesgo de que se destruya u oculte información.

En la comunicación de inicio se especifica si la inspección tiene alcance general (revisa todos los elementos de la obligación tributaria) o alcance parcial (se limita a determinados aspectos, como la deducción de un gasto concreto o las operaciones con una sociedad vinculada), tal como distingue el artículo 148 de la LGT.

¿Qué plazos y periodos puede revisar Hacienda?

Conocer los plazos es fundamental para saber qué documentación hay que tener preparada y hasta cuándo puede actuar la Administración.

Un matiz importante: aunque el derecho a liquidar prescriba a los 4 años, si tu empresa compensa bases imponibles negativas generadas hace, por ejemplo, 8 años, Hacienda puede exigir que acredites su origen. Por eso recomendamos conservar la documentación que las justifica mientras se estén aplicando.

¿Qué documentación debe tener preparada tu empresa?

En nuestra experiencia asesorando a pymes y autónomos en Málaga y la Costa del Sol, la mayoría de los problemas en una inspección no se deben a fraude, sino a documentación incompleta o incoherente. Esta es la lista mínima que conviene tener ordenada y accesible:

• Contabilidad oficial: libro diario, libro de inventarios y cuentas anuales, legalizados en el Registro Mercantil.
• Libros registro fiscales: facturas emitidas y recibidas, bienes de inversión y, si aplica, los registros del Suministro Inmediato de Información (SII).
• Facturas y justificantes de ingresos y gastos, con especial atención a los gastos deducibles de importe relevante.
• Declaraciones presentadas: Impuesto sobre Sociedades (modelo 200), IVA (modelos 303 y 390), retenciones (modelos 111, 115, 190 y 180), operaciones con terceros (modelo 347) y operaciones intracomunitarias (modelo 349).
• Extractos bancarios de todas las cuentas de la sociedad.
• Contratos relevantes: arrendamientos, préstamos, contratos con socios y administradores, y acuerdos con sociedades vinculadas.
• Documentación de operaciones vinculadas y, cuando sea obligatoria, la documentación de precios de transferencia.
• Actas de junta y del órgano de administración, especialmente las que aprueban retribuciones de administradores o reparto de dividendos.
• Nóminas y seguros sociales, para contrastar las retenciones practicadas.

¿Qué suele revisar con más frecuencia la Agencia Tributaria?

Aunque cada inspección es distinta, hay áreas que se repiten con frecuencia en las comprobaciones a empresas:

La AEAT cruza de forma automática la información de los modelos informativos (347, 190, 180), los datos bancarios y la facturación electrónica. Una discrepancia entre lo que declara tu empresa y lo que declaran tus clientes o proveedores es uno de los indicadores más habituales para iniciar una comprobación.

¿Cuáles son los derechos de tu empresa durante la inspección?

El artículo 34 de la LGT reconoce una serie de derechos que conviene conocer y ejercer:

• Derecho a estar representado por un asesor fiscal (art. 46 LGT), que puede atender a los inspectores en lugar del administrador.
• Derecho a conocer el estado del procedimiento y la identidad de los funcionarios que lo tramitan.
• Derecho a no aportar documentos que ya estén en poder de la Administración.
• Derecho a formular alegaciones y a presentar pruebas antes de que se dicte la liquidación.
• Derecho a solicitar periodos de no actuación: la empresa puede pedir hasta 60 días naturales en los que la inspección no realice actuaciones (art. 150.4 LGT).
• Derecho a la inviolabilidad del domicilio: la entrada en el domicilio constitucionalmente protegido de la empresa requiere consentimiento del titular o autorización judicial (art. 113 LGT).

Al mismo tiempo, la empresa tiene el deber de colaborar con la inspección (art. 93 LGT), atendiendo los requerimientos en plazo. Una actitud obstructiva puede constituir una infracción independiente.

¿Cómo termina una inspección y qué tipos de acta existen?

Las actuaciones inspectoras concluyen con la firma de un acta. La LGT prevé tres modalidades, y elegir bien tiene consecuencias económicas directas:

Además, el artículo 188.3 de la LGT permite una reducción adicional del 25% si la sanción se paga en periodo voluntario y no se recurre. Si se detecta una infracción, las sanciones pueden oscilar entre el 50% y el 150% de la cantidad dejada de ingresar, según su calificación como leve, grave o muy grave (arts. 191 y siguientes de la LGT). Cuando la cuota defraudada supera los 120.000 euros por impuesto y ejercicio, los hechos pueden constituir un delito contra la Hacienda Pública, conforme al artículo 305 del Código Penal.

¿Qué puede hacer tu empresa antes de recibir una notificación?

La mejor preparación ante una inspección es la que se hace antes de que llegue. Estas son las acciones preventivas que recomendamos:

1. Realizar una revisión fiscal preventiva de los últimos cuatro ejercicios para detectar errores o incoherencias.
2. Regularizar voluntariamente los errores detectados. Si se presenta una declaración complementaria antes de recibir cualquier requerimiento, no se imponen sanciones, sino solo los recargos del artículo 27 de la LGT, que son sensiblemente menores.
3. Conciliar los modelos informativos con la contabilidad antes de presentarlos.
4. Digitalizar y ordenar el archivo documental para poder responder a los requerimientos con rapidez.
5. Revisar el Plan Anual de Control Tributario de la AEAT para comprobar si tu sector está entre las prioridades del año.
6. Designar un representante fiscal con experiencia en procedimientos inspectores.

¿Por qué confiar en Analizza ante una inspección de Hacienda?

Analizza es una asesoría de empresas con sede en Málaga especializada en emprendedores, autónomos y sociedades, con 17 años de experiencia en asesoramiento fiscal, contable, laboral y mercantil. Nuestro enfoque va más allá de la simple presentación de impuestos: revisamos de forma periódica los estados contables de cada cliente para detectar incoherencias antes de que lo haga la Agencia Tributaria, lo que convierte la prevención en la mejor defensa frente a una inspección. Cuando llega una comunicación de inicio, actuamos como representantes de la empresa ante la AEAT conforme al artículo 46 de la Ley General Tributaria, preparamos y ordenamos la documentación requerida, atendemos a los inspectores y analizamos qué tipo de acta conviene firmar en cada caso. Aunque nuestro despacho está en Málaga, gracias a nuestro software de gestión digital damos servicio a empresas de toda España, con interacción en tiempo real con el asesor asignado y sin compromiso de permanencia. También ofrecemos la contratación de servicios puntuales, una opción útil para empresas que necesitan apoyo específico durante un procedimiento inspector sin cambiar de asesoría habitual.

Preguntas frecuentes sobre la inspección de Hacienda

¿Cuánto tiempo puede durar una inspección de Hacienda?

Según el artículo 150 de la Ley General Tributaria, una inspección debe terminar en 18 meses desde la notificación de su inicio. Este plazo es de 27 meses para empresas obligadas a auditar sus cuentas o que tributan en régimen de consolidación fiscal, y puede ampliarse por los periodos de suspensión o de no actuación solicitados por el contribuyente.

¿Puede Hacienda revisar ejercicios de hace más de cuatro años?

Con carácter general, el derecho de la Administración a liquidar un impuesto prescribe a los cuatro años (art. 66 LGT). Sin embargo, puede comprobar durante diez años las bases imponibles negativas y las deducciones que la empresa esté aplicando en ejercicios no prescritos (art. 66 bis LGT).

¿Es obligatorio contar con un asesor durante la inspección?

No es obligatorio, pero sí muy recomendable. El artículo 46 de la LGT permite que la empresa actúe mediante un representante, que puede atender a los inspectores, aportar documentación y firmar las actas, siempre que acredite la representación.

¿Qué pasa si no estoy de acuerdo con el resultado de la inspección?

La empresa puede firmar un acta de disconformidad y presentar alegaciones en un plazo de 15 días (art. 157 LGT). Frente a la liquidación posterior, cabe interponer recurso de reposición o reclamación económico-administrativa ante el Tribunal Económico-Administrativo correspondiente.

¿Puedo evitar sanciones si corrijo un error antes de la inspección?

Sí. Si la empresa presenta una declaración complementaria de forma voluntaria antes de recibir cualquier requerimiento de la AEAT, no se impone sanción, sino únicamente los recargos por declaración extemporánea previstos en el artículo 27 de la LGT.