Estrategia empresarial – Importancia del cierre contable del año fiscal

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Ya estamos en diciembre. Si, el mes en el que nos emocionamos con las Fiestas de Navidad, la llegada de Papa Noel o Los Reyes Magos en Enero…ese mes en el que estamos pensando en regalos, familia, amigos, reuniones y buenos momentos…pero… es el mes más importante para nuestra estrategia empresarial. ¿En qué más pensamos en Analizza Asesoría de Empresas? La respuesta es sencilla, en cerrar el ejercicio fiscal-contable de nuestros clientes.

Queremos contaros en nuestro post de hoy qué trabajo desarrollamos principalmente en una asesoría durante los meses de noviembre y diciembre.

Porque no solo en trimestrales trabaja un asesor, no os equivoquéis, durante el resto del año se hacen muchísimas funciones… y este mes de diciembre, concretamente, tenemos un trabajo de análisis que es fundamental para el buen funcionamiento de vuestros negocios.

 

¿Qué debemos tener en cuenta en la estrategia empresarial del área contable?

Contabilidad

¿Es lo mismo ordenar 50 armarios en una sola mañana que ordenar en 50 días un armario diario? Veis por donde vamos ¿verdad?

Llevar al día la contabilidad de un negocio, es IMPRESCINDIBLE para que nuestra estrategia empresarial no fracase. No debemos permitirnos el lujo de enviarle a nuestro asesor la documentación contable el día 18 del trimestre.

Hay algunos clientes que piensan…”si pago el servicio me harán el trimestral, aunque se lo mande dos días antes…” vale, quizás tu asesoría te presente el trimestral, pero ¿está llevando correctamente la contabilidad de su negocio si aporta a su asesor dos días antes de presentar el impuesto toda la contabilidad de un trimestre entero?

No dudamos de la profesionalidad de nadie, pero, pudiendo hacer las cosas bien, ¿para qué jugársela? Es muchísimo más fácil equivocarnos si lo dejamos todo para el ultimo momento.

Además, llevar la contabilidad al día, nos permite a los asesores obtener información y analizar para que las empresas puedan tomar decisiones antes de finalizar el ejercicio. Mantener un registro de contabilidad adecuado es fundamental para no pagar más impuestos de los necesarios.

contabilidad

Fecha de cierre

Por norma general, el año fiscal dura un ejercicio completo, de enero a diciembre.

Una vez contabilizada toda la documentación del año, si el ejercicio social coincide con el año natural (en la mayoría de los casos es así), podemos cerrar como tal la contabilidad en el caso de sociedades, hasta el 31 de marzo del año siguiente, fecha en la cual, los administradores de la empresa se reunirán para cerrar el ejercicio del año anterior, formulando las cuentas anuales.

 

¿Qué debemos analizar para revisar el cierre del ejercicio?

La revisión del ejercicio debe incluir mínimo:

1.- Saldos de Tesorería

Recordemos que todas las empresas deben llevar reflejado en su contabilidad tanto los movimientos bancarios como los movimientos de caja. Debemos hacer un arqueo de caja y una conciliación bancaria que coteje que no hemos dejado movimientos sin reflejar. Esto lo hacemos en nuestra asesoría, mes a mes, y trimestre a trimestre. Es por ello que, cuando llegue el mes de diciembre, únicamente tendremos que repasar. Es tal la importancia de ser riguroso, que, en caso de revisión de hacienda, los saldos deben cuadrar con precisión.

Es más, actualmente las entidades bancarias informan a AEAT de las entradas de dinero que cada cuenta bancaria tiene a nuestro nombre. Por ende, debemos tener reflejado correctamente qué tipo de entrada aparece en el banco (préstamo, traspaso, transferencia recibida, cobro por TPV…)

2.- Partidas pendientes

Para traducirlo a todos los lectores. Partidas pendientes son movimientos que se han reflejado en contabilidad, que desconocemos a qué se corresponde. Sabemos, por ejemplo, que ha salido del banco 500 euros, pero el concepto no nos permite saber si se ha pagado una nomina o si se ha pagado una factura.

Este es el cajón desastre donde se reflejan estos movimientos desconocidos, pero, no podemos dejar esas cuantías ahí…esa cuenta debe estar a 0, así que debemos revisar que es así y no falta ningún movimiento por reflejar.

3.- Deudas

Las deudas son distintas si son deudas a largo o a corto plazo. Se reflejan contablemente en cuentas diferentes, y debemos entender que la contabilidad debe reflejar la imagen fiel de la empresa.

Para comprobar las deudas con entidades financieras debemos solicitarles a nuestros bancos los cuadros de amortización de las deudas, y cotejar que están reflejadas en contabilidad de forma correcta, tanto capital, como intereses.

4.- Clientes/proveedores

Si tu asesoría no te pregunta jamás a qué se corresponde el pago de una factura o te comunica que le falta una factura de un proveedor o de un cliente, una de dos, o eres maravillosamente organizado y le envías toda la documentación, o la asesoría deja para el último momento la contabilización de las facturas y su posterior revisión.

Debemos comprobar que se han contabilizado todas las facturas con proveedores, acreedores y clientes.

Además, el 30 de enero se presenta el cierre del IVA, por lo tanto, no podemos deducir en el ejercicio el IVA de aquellas facturas que no estén contabilizadas antes de la presentación del trimestral.

Y por último, en febrero se presenta el modelo 347, aquel que refleja operaciones con terceros que superen los 3.000 euros. Con lo cual, debemos revisar que estén todas las facturas para cuando llegue el momento de presentar este modelo, este todo cotejado con el proveedor/cliente.

5.- Administración Pública

En cuanto a impuestos. Debemos cotejar que todos los impuestos están contabilizados, y que se ha reflejado los pagos de estos o la compensación/devolución si procede. Es importante cotejar que todas las declaraciones trimestrales coinciden con el resumen anual. Y dejar reflejada en contabilidad el impuesto de sociedades en caso de empresas.

Es muy importante revisar las retenciones aplicadas a los trabajadores en las nóminas; recomendamos (y así lo hacemos) revisiones trimestrales, pero no podemos cerrar el ejercicio sin comprobar que se está aplicando el tipo impositivo adecuado a cada trabajador según los rendimientos percibidos durante el año, tipo de contratos y situación personal.

En cuanto a la Seguridad Social, comprobaremos con los boletines de cotización el saldo de la cuenta contable que refleje los pagos de los seguros sociales.

6.- Amortizaciones

Otra revisión imprescindible, es repasar los activos que tiene la empresa, para llevar al día la dotación de amortización del año. La amortización es un gasto que permite reducir el beneficio en una empresa. Por consiguiente, debemos llevar controlado las fichas de amortización de los activos, así como dar de baja en el inventario aquellos bienes que ya no estén en la empresa (como por ejemplo un coche que se ha vendido).

7.- Pagos por adelantado

Hay algunos gastos (por ejemplo, los seguros), que si bien se pagan en una fecha concreta del año (normalmente cuando entra en vigor el seguro contratado), incluye un período diferente al año natural (seguro desde octubre de 2021 a octubre de 2022, por ejemplo). Tenemos que revisar la parte del gasto que podemos deducir en el ejercicio en curso.

8.- Existencias

Al cierre de ejercicios, tenemos que realizar un recuento de existencias en nuestro almacén. Hay varias formas de hacerlo, pero es importante hacer una variación de existencia entre las existencias que había a primeros de año y las que quedan.

Primero porque esta variación puede desvirtuar mucho el rendimiento del año, y segundo porque es una parada habitual en las inspecciones de renta por AEAT.

Todos estos factores son imprescindibles para que nuestra estrategia empresarial sea exitosa o, por el contrario, fracase.

 

Y todo esto, ¿qué le supone a una empresa/empresario?

El cierre contable es un proceso de revisión de todas las cuentas de una empresa para saber si el resultado del ejercicio ha sido positivo o negativo. Dicho cierre es lo que nos dirá si la empresa ha obtenido ganancias o pérdidas, y, sobre todo, nos permite tomar decisiones futuras, analizar ratios, márgenes, financiación, liquidez…

Además, con la planificación fiscal, podremos ahorrar costes, aplicar deducciones, reducciones o bonificaciones dentro del marco normativo aplicable, y evitar sanciones futuras por errores u omisiones.

 

Y tú, ¿incluyes el área contable dentro de tu estrategia empresarial?

 

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