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Desde nuestra asesoría Málaga te confirmamos que en el mes de abril, las entidades mercantiles (Sociedades Anónimas y Limitadas) deben depositar los libros contables en el Registro Mercantil de la localidad en la que tengan su domicilio social. El objetivo de la legalización de libros en registro mercantil es que una vez legitimados, la información contable no se pueda “manipular” si bien, una vez finalizado el proceso de legitimación, tanto el archivo como la custodia de los libros serán responsabilidad del propio empresario (se deben conservar durante 6 años)
¿Qué libros hay que presentar en el Registro Mercantil para legalizar?
Como asesoría mercantil en Málaga, recomendamos a todos los empresarios, que los libros que deben llevar son:
- Libro de Inventarios y Cuentas Anuales. Es un documento contable que se abre con el balance-inventario inicial detallado de la empresa y, al menos con carácter trimestral, se transcribirán los balances de sumas y saldos. También han de figurar el balance-inventario de cierre de ejercicio. Además figurarán los documentos que forman las cuentas anuales de la empresa, esto es, el balance de situación, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto, el estado de flujos de efectivo (si la empresa tiene la obligación de formularlo) y la memoria.
- Libro Diario. En él se registrará cada día las operaciones relativas a la actividad de la empresa.
Además de estos libros, también se legitiman:
- Libro de Actas de las Juntas Generales.
- Libro de Acciones Nominativas (para las Sociedades Anónimas)
- Libro Registro de Socios (Sociedades Limitadas)
- Libro de Registro de Contratos (para las Unipersonales)
De forma voluntaria, también podrá legitimarse libros de detalle de actas o grupos de actas (con periodicidad inferior al año) o de cualquier otra clase de libros, cuando interese acreditar de manera fehaciente el hecho que se recoja en el mismo, y la fecha de su intervención por el Registrador.
Asesoría Málaga: ¿Quién está obligado a presentar los libros?
- Como norma general, todos los empresarios individuales, acreditando que realizan una actividad empresarial mediante fotocopia del alta en el I.A.E. o el último recibo de dicho impuesto.
- Toda clase de Sociedades Mercantiles (siempre que estén inscritas en el registro)
- Sujetos inscritos en el Registro Mercantil en virtud de disposiciones específicas (como la Ley de Ordenación del Comercio Minorista)
¿Quién NO puede realizar la legalización de libros en registro mercantil?
La legalización de libros no puede llevarse a cabo por las siguientes personas:
- Los profesionales.
- Las Sociedades Civiles que no realicen actividad mercantil.
- Las Herencias Yacentes.
- Las Cooperativas de ámbito estatal.
Asesoría Málaga: Procedimientos de legalizar los libros
Según la instrucción de 12 de febrero de 2015, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, los libros deben legalizarse en soporte electrónico.
Para legalizarlos, se debe de estar abonado como usuario de la página del Colegio de Registradores. Una vez rellenados todos los datos de los libros, hay que entrar en la plataforma de envío de la página del Colegio de Registradores, en acceso con certificado (firma digital) y luego seguir los pasos indicados en la sección de presentación de libros. Estos son los pasos a seguir para la legalización de libros en registro mercantil.
¿Cuál es el plazo de presentación?
El plazo de presentación de los libros es de cuatro meses desde la fecha de cierre del ejercicio social. Por ejemplo para ejercicios cerrados a 31 de Diciembre, la presentación en plazo comienza el 2 de Enero hasta el 30 de Abril.
Preguntas frecuentes
¿Qué es el libro de inventarios y cuentas anuales?
El libro de inventarios y cuentas anuales es un documento contable obligatorio en el que se registran el balance de apertura del ejercicio, los balances de comprobación de sumas y saldos, y las cuentas anuales (balance de situación, cuenta de pérdidas y ganancias, estado de cambios en el patrimonio neto, estado de flujos de efectivo y la memoria) de una empresa. Este libro permite llevar un control exhaustivo de la situación económica y financiera de la empresa.
¿Qué es el libro de socios registro mercantil?
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