Decálogo definitivo para organizar las finanzas de tu empresa

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01 jun Decálogo definitivo para organizar las finanzas de tu empresa

Desde nuestra asesoría fiscal para autónomos en Málaga sabemos de muy buena tinta, que los autónomos y empresarios no ganamos para sustos. Cada trimestre, tenemos que pagar a Hacienda nuestros impuestos y anualmente la declaración de la renta o el impuesto de sociedades según proceda (en caso de que nos salga a pagar…)

Por eso es fundamental organizar nuestra tesorería a fin de tener una previsión de ingresos y gastos para no llevarnos sorpresas y en este artículo queremos darte algunos consejos esenciales para evitar sobresaltos:

Separa las cuentas personales de los de la empresa.

Es muy probable que solo tengas una cuenta en el banco o, a lo sumo, dos: una ordinaria y otra de ahorro. Para organizar fácilmente las finanzas de la empresa nuestro consejo como asesores fiscales con una amplia experiencia en la materia, es tener tres cuentas diferentes: una personal, otra de actividad y una tercera para los impuestos. Así tendrás una visión más realista del negocio y te evitarás sorpresas con Hacienda.

  • En la cuenta de impuestos deberás ingresar el IVA y el IRPF que te corresponda. Si eres autónomo por módulos puedes planificarte con antelación y saber qué cantidades vas a pagar y hacer los ingresos trimestrales en el banco. En el caso de que tributes en estimación directa, lo más aconsejable es traspasar directamente a esta cuenta el IVA que te paguen de las facturas que vayas emitiendo. También tendrás que apartar entre un 15%-20% en concepto de IRPF. Así, al final del trimestre, puedes domiciliar el cargo de los impuestos en esta cuenta y no tendrás problema con el pago de impuestos.
  • En la cuenta de actividad deberán cargarse los ingresos que genere tu actividad, para hacer frente a los gastos del negocio (tu cuota de autónomo, nóminas y seguridad social de tus trabajadores, alquiler, seguros, mercancías, teléfono…) También puedes guardar algo de dinero adicional para poder realizar inversiones en el futuro o hacer frente a gastos inesperados. Pero como mínimo tienes que tener en esta cuenta cubierto los gastos fijos del negocio.
  • En la cuenta personal incluirás tu nómina/salario/retribución, es decir, una vez descontado de los ingresos que obtienes de tu actividad los impuestos y los gastos, puedes fijarte el ingreso que quieras percibir e ingresarlo en tu cuenta personal.

 

Tus ingresos no son tu nómina

En todos estos años como asesores nos hemos dado cuenta que uno de los grandes errores del empresario es creer que todos los ingresos que llegan de sus facturas o de sus ventas a la cuenta del banco son suyos para su bolsillo. Es un error no saber separar los ingresos de la empresa del patrimonio de los socios.  Por ello, aconsejamos que, a pesar de que seas el responsable de la empresa, te fijes un salario mensual y ajustes tus gastos a esta cuantía. Y como no, evaluar el salario que quieras percibir acorde al rendimiento que pueda generar la empresa descontados todos sus gastos y a tus propias necesidades

Además, es importante que tengas muy presente que solo eres un mero intermediario del IVA con lo cual el IVA de tus facturas no te pertenece y, por tanto, no deberías hacer uso de él, de lo contrario, cuando llegue la hora de devolverlo al final del trimestre tendrás un gran problema porque no vas a poder afrontar el desembolso trimestral del mismo

También tienes que tener en cuenta que los ingresos están sujetos al IRPF, que también debes descontar si quieres tener una idea más clara del dinero que realmente has ganado. Si eres autónomo, en caso de estar en estimación directa, recuerda que el 20% del beneficio generado al trimestre son impuestos (pago a cuenta de la renta), y en caso de estar en estimación objetiva sabes que trimestralmente tienes la cuantía fija para afrontar tus impuestos.

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Pide ayuda cuando lo necesites

Si estás pasando por una situación económica complicada y te hace falta liquidez, pide ayuda. Piensa que no siempre es necesario recurrir al banco ni endeudarse con altos intereses. Hay muchos préstamos bancarios de bajo interés como los ICO.

Acude a tus conocidos, busca subvenciones y retrasa los pagos que sean posibles. Por ejemplo, puedes solicitar un aplazamiento de la cuota de la seguridad social o fraccionar el pago de los impuestos, que a fin de cuentas, aunque te incremente la cuantía con los intereses que genera, puedes gestionar el desembolso en varias cuotas acorde a tus necesidades. 

Controla tu gestión

Intenta llevar la contabilidad al día. Es muy importante facturar los trabajos en el momento que los has acabado. Piensa que retrasar la emisión de la factura solo contribuirá a alargar todavía más el cobro.

Eso puede generarte problemas de liquidez a medio plazo. Y además, ten en cuenta que aunque no factures el trabajo, una vez lo has realizado, debes declararlo, con lo cual, cuanto antes factures antes podrás cobrar y abonar el IVA ya cobrado, no un IVA que aún no te han ingresado y tienes que adelantar tú…

Por otra parte, tener la contabilidad actualizada es la única forma de controlar realmente el dinero con el que cuentas. Recuerda que, aunque dispongas de la ayuda de un asesor, debes conocer tus cuentas para poder gestionar el negocio correctamente. Así no harás gastos superfluos y sabrás hasta qué punto puedes hacer una inversión o no.

Reclama el dinero que te corresponde

Y hazlo todas las veces que sean necesarias. Los autónomos tenemos pocos mecanismos para defendernos de la morosidad, sobre todo cuando las cantidades son pequeñas. De ahí, que sea tan importante insistir una y otra vez hasta que nos abonen lo que nos deben.

No debe darnos vergüenza, cobramos por nuestro trabajo. Siempre le ponemos el mismo ejemplo a nuestros clientes en la asesoría, cuando vamos al supermercado, pagamos la compra en el acto, ¿verdad? Pues tenemos el mismo derecho a cobrar nuestro trabajo que cualquier otro así que reclámalo cuantas veces sean necesarias

Vender es importante, pero lo esencial es cobrar. Deberemos poner, al menos, la misma atención y esfuerzo en formalizar el cobro de nuestras ventas que en comercializar nuestros productos y servicios, vigilando la aparición de impagos y morosidad.

PIDE CITA CON EL ASESOR

Planifica el crecimiento de tu cartera de clientes y la formalización de ventas

Debes ser consciente de que la supervivencia de tu empresa no depende únicamente de su imagen exterior, sino de su capacidad para generar ingresos comerciales.

Como asesores te recomendamos evitar entrar en una guerra de precios dentro del sector, la reducción del precio de tus productos o servicios como herramienta competitiva debe ser la última opción posible, ya que existen infinidad de acciones de marketing que permiten incrementar el valor de tu oferta, en lugar de reducirlo.

Establece un fondo mínimo en efectivo

Lo ideal es contar con unas reservas equivalentes a tres meses de gastos. De esta forma, evitaremos que se pueda producir en algún momento una rotura de caja”, altamente perjudicial para la imagen y existencia de la empresa.

Control de Inventarios.

La mayoría de clientes de nuestra asesoría Málaga nos cuentan que en los negocios donde se venden productos, es imprescindible llevar un control de inventarios para administrar un negocio. El inventario es la cantidad de producto que tenemos en el almacén y a la venta al público.

Es fundamental controlar las existencias para no “malgastar” en compras innecesarias y organizar correctamente nuestros pedidos a los proveedores.

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Buscar opciones de inversión

Si necesitas invertir, planifica bien la inversión que necesitas. Debemos evaluar dichas opciones de inversión, si contamos con la capacidad financiera suficiente para adquirir la inversión, ya sea usando capital propio, o si contamos con la posibilidad de poder acceder a alguna fuente externa de financiación y seleccionar la opción más conveniente para nuestro negocio.

Hacer un “repaso” cada cierto tiempo

Por último, y no por ello menos importante, es fundamental darle una vuelta de tuerca a las finanzas de la empresa cada cierto tiempo. No podemos evaluar la gestión de la empresa una vez al año, tenemos que ir revisando si nos han subido los gastos, si los ingresos van bajando o subiendo, si podemos hacer frente a nuevas inversiones, hacer comparativas por productos, por meses, evaluar la competencia…, ¿cada cuánto tiempo? Eso dependerá del volumen de la empresa, pero nuestro consejo como asesoría fiscal en Málaga es hacerlo un mínimo de 1 vez al trimestre.

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